Рекомендации по заполнению инвойса

Ниже приводятся наименования полей данных формуляра - образца унифицированного счета. Приводимые замечания предназначены для описания характера информации, которая должна вноситься в соответствующие поля данных.

В формуляре - образце унифицированного счета имеются три группы полей данных:

1 - содержатся сведения о сделке (стороны, условия и т.д.),

2 - описание товаров, позиции счета и количества и т.п. 

3 - дополнительные издержки, вычеты и общая сумма счета с удостоверяющим заявлением, если оно необходимо.

Сведения о сделке приводятся под следующими заголовками:

Продавец:  Обычно наименование и адрес продавца печатаются заранее на особых бланках компании с логотипом и т.д.

Грузополучатель: Это поле предназначено главным образом для наименования и адреса стороны, которой товар должен быть доставлен. Оно располагается в соответствии с международными почтовыми спецификациями, с тем чтобы можно было использовать конверты с окном.

Сведения относительно транспортировки: Приводится информация относительно используемых видов и средств транспорта, мест погрузки и разгрузки, места назначения или другие данные о транспорте, полезные для получателя счета.

Номер счета и дата: Эти данные идентифицируют документ и указывают дату составления счета. Их порядок может быть изменен. Они должны использоваться в качестве ссылки при платеже; они не обязательно идентифицируют сделку купли - продажи.

Прочие ссылки: В торговой практике обычно используются две различные ссылки: одна для покупателя, а другая - для продавца. Одна может указывать дату и номер (обозначение), которые дает покупатель в своем заказе (контракте), другая - дату получения заказа продавцом и номер (обозначение), которое он дает сделке в своем внутреннем делопроизводстве.

Покупатель: Если товар направляется в один адрес, а счет - в другой (например, товар на склад, а счет в отдел закупок), то в этой графе может быть приведено наименование и т.п. получателя счета. Использование этого места и места для "грузополучателя" может быть приспособлено к конкретным потребностям торговли. В то время как в ряде случаев альтернативные адреса не будут указываться, в других случаях эти клетки нужно будет дополнительно подразделять для внесения наименования посредников и т.п.

Страна происхождения товара: Указание страны происхождения товара в соответствии с установленными критериями и совместно с заявлением о том, что все приводимые данные соответствуют истине и являются правильными, дает возможность использовать счет в качестве доказательства происхождения в тех случаях, когда существующими положениями предусмотрено, что декларация о происхождении товаров может быть использована для этой цели. В тех случаях, когда нет необходимости указывать страну происхождения товара, когда предпочтительно использовать отдельные документы о происхождении или когда они являются обязательными, или же когда заявление о происхождении включено в заявление об освидетельствовании груза, содержащееся в счете или где-либо еще, это поде может быть использовано для других целей (например, добавлено к полю "условия поставки и платежа"). В тех случаях, когда необходимо перечислить несколько стран происхождения товаров, а выделяемое место недостаточно, то либо могут использоваться коды с надлежащей ссылкой на соответствующие позиции в описании товаров, либо страны могут указываться для каждой позиции товара; в таком случае в клетке "страна происхождения" проставляется указание "см. ниже".

Условия поставки и платежа: Эти сведения должны указываться либо конкретной ссылкой на стандартные условия, такие, как ИНКОТЕРМС, либо путем точного описания применяемых условий (см. Рекомендацию ЕЭК N 18, Мера по упрощению 3.4). Могут использоваться общепринятые кодовые обозначения (см. Рекомендации ЕЭК N 5 "Сокращения для ИНКОТЕРМС" и N 17 "Условия платежа" и т.д.). В это поле могут быть также включены сведения о времени доставки, валюте и т.п.

Сведения о товаре: Группа, содержащая сведения о товаре, разбита на две части: в одной дается описание партии груза для целей отправки, а другая предназначена для перечисления отдельных товаров и количеств. В некоторых случаях, например, при наличии однородных товаров, когда не требуется раздельного описания для составления счета, эта подразбивка может быть ненужной, и поэтому могут быть опущены некоторые позиции, например объем. Когда подразбивка необходима, то распределение площади между двумя подгруппами оставлено на усмотрение пользователя.

Отгрузочная маркировка; номер контейнера; количество и род грузовых мест; описание товара (полное и / или кодом).

В этом поле, предназначенном для описания груза в целях отправки, должна указываться внешняя маркировка, количество грузовых мест как они представлены для транспортировки, общее описание содержимого (в противоположность подробному описанию в перечне товаров), веса брутто и объемы, номера контейнеров или других транспортных единиц, номера товаров (например, номер по НСТС и МСТК) и т.п. В этой части формуляра - образца счета нет заранее напечатанных вертикальных линий, поскольку представляется, что наиболее экономичное использование отведенной площади может быть достигнуто путем подходящего расположения сведений при заполнении бланков.В Рекомендации ЕЭК N 15 содержится информация относительно использования упрощенной отгрузочной маркировки. 

Вес брутто, кг. Вес брутто обычно должен указываться в килограммах, причем в этом случае сокращение "кг" ("kg") может быть заранее напечатано в качестве заголовка (следует избегать сокращений, подобных "kos" "kgs" "kilos", и т.п.). Если необходимо использовать другие единицы, такие, как тонны, граммы или неметрические единицы, то такая единица должна быть указана после указания количества. (Код единиц количества разрабатывается в настоящее время Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли.)

Объем, куб. м.  Объем обычно должен указываться в кубических метрах, причем в " 3" " 3"этом случае сокращение м ( m ) может быть заранее напечатано вкачестве заголовка (следует избегать сокращений, подобных "cu.m","cbm", и т.п.). Если необходимо использовать неметрическиеединицы, то обычно такой единицей является кубический фут, " 3" " 3"сокращение фт ft , но не "cu.ft", "cbft", и т.п.).

Расположение сведений в этом поле свободного использования оставлено на усмотрение продавца в зависимости от вида товаров и т.п. Для некоторых видов товаров это может сочетаться с приводимым выше описанием товаров; в случае необходимости можно изменять распределение места по вертикали путем перемещения пунктирной линии. Перечень должен быть достаточно подробным для идентификации различных товаров в партии, доставленного количества, цены за единицу товара, скидок за количество и всех других сведений, необходимых для контроля расчета сумм, указанных в счете.

Сумма: В этой колонке для каждого наименования должны указываться валюта и суммы по счету и т.п. Международный стандарт ИСО 4217 устанавливает классификатор валют, который был одобрен Рабочей группой по упрощению процедур международной торговли в ее Рекомендации N 7.

Приводятся два варианта расположения перечня дополнительных издержек: один вариант - вертикальный, когда издержки указывают в колонках и суммируют для получения итоговой суммы , и другой вариант - горизонтальный, когда эти издержки указываются по горизонтали и складываются в "общую сумму платежей", которая затем добавляется к "суммам" (можно также произвести вычет скидок и т.п.; 

точное содержание перечня издержек зависит от применяемых условий поставки; приведенные примеры основаны на условиях фоб и сиф).

Ниже в списке показано, в каком порядке могут указываться суммы по счету, дополнительные издержки и вычеты. В скобках указываются промежуточные суммы, которые могут и не требоваться.

 - Сумма(ы) минус скидка за количество, если применимо

 - (Общая сумма)

 - Упаковка

 - Фрахт

 - Прочие издержки, указать

 - Страхование

 - (Итого издержек)

 - Вычеты, указать (Итого вычетов)

 - Промежуточная сумма счета

 - Скидка

 - Общая сумма счета или общая сумма к оплате

Сертификация, удостоверение подлинности (подпись): внизу оставлено место для любого вида сертификации, подписей и других видов подтверждения подлинности, когда они необходимы.

Сертификация, когда она требуется, должна предпочтительно иметь следующую форму:"Настоящим удостоверяется, что в данном счете указана фактическая цена названных товаров, что не выдано и не будет выдано другого счета и что все сведения являются правдивыми и точными. 

В недавних Конвенциях Организации Объединенных Наций (Конвенция о морской перевозке грузов, Гамбург, 1978 г.; Конвенция о международных смешанных перевозках, Женева, 1979 г.) указывается, что подпись может быть от руки, может быть воспроизведена в виде факсимиле, перфорирована, в виде штампа, символа или оформлена при помощи любых других механических или электронных средств, если это не противоречит закону страны выдачи документа. В Рекомендации ЕЭК N 14 приводится информация, касающаяся удостоверения подлинности средствами иными, чем подпись; 

В формуляре - образце унифицированного счета дается схема, в которой дополнительные издержки расположены вертикально. В качестве одной из факультативных альтернатив эти издержки могут подсчитываться по горизонтальной линии, как показано ниже. В дополнении к этим двум основным вариантам признается, что характер товара, подлежащего фактурированию, различные потребности в зависимости от вида сделки, особенностей какой-либо определенной отрасли торговли и многие другие факторы могут вызвать необходимость приспособления типового образца или отклонений от указанной схемы. Подобные отклонения допустимы, однако они должны по возможности затрагивать только часть формуляра под пунктирной линией, отделяющей описание грузов в целях транспортировки от товарной спецификации.